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【信息化咨詢】信息化系統結構化設計咨詢項目

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【摘要】:
項目名稱:某公司信息化系統結構化系統設計項目概況:某公司成立于1999年8月16日,同年10月28日在香港、紐約成功上市,資產規模超過130億元,網絡容量突破1400萬戶,客戶總量超過1000萬戶,是中原某省專注移動通信領域的重點電信運營企業。某公司供應鏈管理部門是負責各部門所需物資采購、倉儲、物流、供應商管理的職能管理部門。供應鏈管理部門共有部門總經理一人,部門副總經理三人。在正略項目組完成咨詢

項目名稱:

某公司信息化系統結構化系統設計

項目概況:

某公司成立于1999816日,同年1028日在香港、紐約成功上市,資產規模超過130億元,網絡容量突破1400萬戶,客戶總量超過1000萬戶,是中原某省專注移動通信領域的重點電信運營企業。

某公司供應鏈管理部門是負責各部門所需物資采購、倉儲、物流、供應商管理的職能管理部門。供應鏈管理部門共有部門總經理一人,部門副總經理三人。在正略項目組完成咨詢項時共有員工34人。2015年完成的采購項目數量有數萬個,采購金額合計在數百億量級。

供應鏈管理部門對內主要確保需求部門采供物資的需要,工作價值體現在對需求滿足的準確性、需求響應的及時性。此外,該部門還為配合集團管控的需要承擔集中采購的指標、合法合規的要求、降本增效的責任。供應鏈管理部門在“規范”、“效率”、“成本”、“質量”四個相互聯系的要求下,平衡提高管理能力。

關鍵問題:

1.       供應鏈管理鏈條信息邏輯斷裂。

某公司的供應鏈管理鏈條涉及:需求申請,采購尋源,合同簽訂,質量管理,倉儲管理,物流管理,供應商管理等模塊。模塊間數據相互獨立,數據協同時,缺乏邏輯貫通。需要人為從一個模塊下載并加工處理后導入另一模塊,低效且容易出錯。

2.       系統之間信息孤島現象較為嚴重。

某公司目前與供應鏈管理密切相關的信息化系統為:采購物流平臺、供應商系統、合同系統、ERP系統。各信息系統中雖然有數據的交換,但是顆粒度較大,無法從管理邏輯層面完全形成貫通,數據流割裂。

3.       人工制作大量附件上傳系統,計算機無法識別。

在工作過程中,人員需要上傳大量附件文本。附件文本基本上屬于非結構化的信息,無法為計算機所識別,大大降低了供應鏈系統工作的效率。同時,非結構化附件文本的使用衍生出了諸如數據統計不精確、歷史信息利用難、工作標準性差等問題。

解決方案:

1.         正略咨詢項目組從產品結構化進行入手,用產品生命周期解決信息化系統結構化的問題,項目組立足于已有的某公司產品標準化工作基礎和新形式下的工作要求,以全新的思維開啟了以結構化為核心的產品及信息化系統管理。

采購實際物資在需求開始將以信息的方式進入到虛擬的信息系統中,并以虛擬信息的方式存在直到最終物資入庫。要解決整個信息過程中、在各種用戶場景下物資信息都能夠高效、合理地使用,關鍵在于把控物資在尋源階段進入系統的信息質量。項目組在尋源開始階段創造性提出了“四標”的要求,即:技術標準、評審標準、準入標準、質量標準。并以尋源階段的文本結構標準化為開始,使用全生命周期模塊數據結構標準化為手段,達到全流程信息邏輯貫通的目的。并且實現:所有信息只輸一次,只要是任何系統信息,均必帶入;采購員不再制作任何附件,附件信息系統自動產生;系統強制合法合規。

2.         建立全品類結構樹,通過“四樹歸一”實現多系統的數據結構的開源標準化管理,實現了以產品標準化工作過程監控為核心目標的全生命周期管理。

物料分類信息在供應鏈管理中具有非常重要的作用,是數據結構化的核心工作。通過建立基于采購全品類的全采購產品結構樹,將結構樹信息貫穿于采購尋源,合同系統,供應鏈系統。在采購尋源與合同系統,對產品相關聯的數據全部采用結構化推送機制,無文本附件管理,數據通過結構樹成為活數據。采購全品類樹實現集團編碼與省內編碼,與ERP編碼的對應關系,并與產品庫形成映射。

3.         以采購全品類樹為統計核心框架,以標準化物料清單逐級信息積累為主線,在尋源流程中完成品類統計顆粒結構化字段信息的錄入,實現從采購尋源最后經多系統自動推送ERP的目標,實現“數據信息一次輸入,源頭傳遞”管理思想

方案1更多聚焦于采購工作本身的結構化,方案3聚焦于產品,使產品的相關信息以流水線的方式在各個環境分別錄入或更新。避免了在不同模塊與不同系統間需要重復錄入的情況。

產品清單是此處的重要概念。產品清單在不同的階段積累不同的信息,并以統一的產品結構樹節點信息作為搜索工具以實現產品清單相關信息填報可以借鑒既有的歷史檔案數據以及標準化庫中的信息。

4.         分解采購尋源系統中各個流程環節的信息模塊、附件文本的信息模塊,理清各個系統之間的信息邏輯關系,并以此搭建系統模塊之間的元數據關系

因為采購尋源系統是采購各管理模塊開啟的環節,尋源工作各個步驟輸入的信息對供應鏈管理其它模塊具有關聯。將采購尋源系統的信息模塊分解到最細顆粒度,并以其它供應鏈管理模塊所需信息為參考,對系統間的數據關系作出了細致的映射梳理。

5.         以“產品大類+采購方式”定義尋源標準化工作的整體架構,設計用戶界面與標準化文件模板,以產品小類的個性化工作歷史為內容沉積到后臺數據庫中,實現執行工作的標準化、規范化,并充分發揮了歷史數據和信息的價值

供應鏈管理的對象是產品,在經過采購這個接口進入到供應鏈管理系統中后時,必須對不同產品,以不同的采購方式進行區別的管理。在查閱了大量歷史工作文件之后,項目組總結出,系統的架構需根據所采購產品大類+采購方式進行區別設計,以實現信息以個性化的方式有效積累到后臺數據庫中,同時也避免過度個性化導致的工作量過大而不可實現的問題。

6.         設計品類無自由度管理機制,針對固定成熟品類的采購文件條款庫與紀檢監察、法律部等進行定期確認,在監察及法律部人員進行一次性確認后,后續只需利用文本比對工具進行差異性自動審核。 實現法規條款一次性合規剛化,員工沒有空間犯錯

基于方案5,對每個“產品大類+采購方式”的整體架構中出現的每一個用戶界面進行定義,固化工作需要填寫的內容,對工作進行標準化的剛性管控。在管理界面運行成熟之后,對其中所涉及到界面和文件同監察部門進行確認。后續的檢查就可以通過IT工具進行差異化檢測,大大提高了工作的效率。

7.         正略咨詢項目自行自行利用VB程序通過仿真方法制作了實施DEMO,生動演示了數據與文成自動化的成果。

將上述工作以VB語言進行實現,輸出了DEMO小程序用于系統性開發前的實驗。

項目成果:

1.         《文本結構化設計方案》。

2.         《數據結構化設計方案》

3.         《結構化實施DOMO

4.         《結構化實施策略與實施工作計劃》

增值服務:

1.         對接軟件公司,合作開發。

2.         培訓結構化實施專職崗位。

 

客戶評價:

1.       對我們企業的供應鏈信息化幫助非常大,同時非常適合當下組織變革帶來的工作方式方法的變化,是非常有意義的創新實踐;

2.       以結構化實核心的產品標準化管理與信息化系統建設研究獲得客戶集團年度最佳管理實踐大獎。

3.       改變了我們的傳統的工作方式,對信息化系統與員工工作方式均是一次革命式的創新。

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